Meet our Connectors: Ionela Eșanu, din oportunitate în strategie
Înainte de prima linie de cod, înainte de kickoff și înainte ca un proiect să prindă cu adevărat contur, există o etapă mai puțin vizibilă, dar esențială. Este momentul în care o oportunitate devine o direcție clară, iar pentru asta, în cadrul echipei Connections, se află Ionela Eșanu, Head of Public Bid & Presales.
Cu peste 20 de ani de experiență în domeniul achizițiilor publice, Ionela coordonează departamentul care pune în mișcare proiectele încă din fazele lor incipiente. Echipa BID este primul pas: analizează, structurează și coordonează întregul proces de ofertare. De la prima lectură a documentației până la depunerea finală, totul trece printr-un proces riguros care aduce împreună echipe tehnice, project management, financiar, juridic, dar și parteneri externi. În acest ecosistem complex, echipa BID este liantul care asigură coerența și direcția, transformând o oportunitate într-o propunere solidă.
Mai mult decât o ofertă: un angajament
Pentru Ionela, o ofertă nu înseamnă doar conformitate: „O ofertă conformă te ține în cursă, dar o ofertă bună te aduce pe primul loc”. Diferența vine din profunzimea înțelegerii și din curajul de a construi pentru clienți mai mult decât minimul cerut. În acest sens, o ofertă bine construită nu este doar un set de documente, ci un punct de referință pentru etapele care urmează în ciclul de viață al unui proiect. Ea ghidează echipa de implementare, setează așteptările beneficiarului și stă la baza relației contractuale. Astfel, coerența dintre ceea ce este propus și ceea ce va fi livrat devine esențială, pentru că responsabilitatea rezultatului este una comună.
Pregătirea și depunerea unei oferte în achiziții publice reprezintă un proces structurat, intens și strict dependent de respectarea cerințelor și termenelor din documentația de atribuire. Nu este o activitate liniară, ci una desfășurată în paralel, în care mai multe echipe contribuie simultan la construirea unui dosar complex și complet.
Procesul începe cu analiza detaliată a documentației de achiziție. În această etapă sunt identificate cerințele esențiale, cum ar fi cele tehnice, comerciale, financiare, juridice și de eligibilitate, iar interpretarea corectă a acestora este critică. După cum subliniază și experiența practică a Ionelei: „Un detaliu omis, un document lipsă sau o cerință neacoperită poate elimina o ofertă indiferent cât de bună e soluția tehnică”.
Pe baza acestei analize se formează echipa de lucru, care reunește specialiști din mai multe arii: tehnic, project management, financiar, juridic și resurse umane, alături de parteneri sau subcontractori, atunci când proiectul o cere. Coordonarea acestor eforturi este esențială pentru a asigura coerența întregului dosar de ofertă. În același timp, activitățile se desfășoară sub presiunea unui termen limită fix, fără flexibilitate, ceea ce impune o organizare riguroasă și o prioritizare continuă a sarcinilor.
Provocările lucrului sub presiunea timpului și a reglementărilor
Adevăratele provocări apar în menținerea echipei concentrate pe rezultat în momentele în care volumul de muncă crește brusc, iar termenele devin critice. În aceste situații, sunt esențiale o comunicare foarte clară, o împărțire eficientă a responsabilităților și o aliniere constantă asupra priorităților, astfel încât efortul să fie direcționat către activitățile cu impact direct asupra livrării ofertei.
În același timp, este important să fie menținut un echilibru între viteză și acuratețe, deoarece orice compromis în zona de calitate sau conformitate poate avea consecințe directe asupra rezultatului final. Acest aspect riguros, face ca fiecare etapă intermediară să fie tratată cu același nivel de seriozitate ca livrarea finală, așa cum declară și Ionela: “Lucrăm cu toleranță zero la eroare, fiecare detaliu contează. Este un exercițiu permanent de precizie și disciplină.”
Termenul limită are un caracter absolut. O ofertă depusă chiar și cu o întârziere minimă este respinsă automat, fără excepții. Acest lucru face ca managementul timpului să fie un element critic în întregul proces. În paralel, cadrul legislativ definește în mod direct modul de construire a ofertei. Legea achizițiilor publice, directivele europene și instrucțiunile autorităților relevante stabilesc regulile care trebuie respectate în fiecare etapă.
“Este esențial să fii permanent la curent cu modificările legislative, să înțelegi nu doar litera legii, ci și rațiunea din spatele ei. O ofertă tehnic impecabilă, dar legislativ greșită, este pierzătoare. De aceea, la noi, expertiza juridică și cea tehnică trebuie să funcționeze împreună”, Ionela Eșanu, Head of Public Bid & Presales în echipa Connections.
Din exterior, procesul de ofertare poate părea o acțiune administrativă punctuală, însă în realitate reprezintă rezultatul a săptămâni de muncă intensă, sute de pagini de documentație și numeroase decizii luate sub presiune. Este un proces care implică interpretarea cerințelor, coordonarea echipelor și integrarea eforturilor multiple într-un dosar coerent, în condiții în care cerințele pot fi uneori ambigue sau dificil de interpretat.
În acest context, una dintre deciziile strategice importante este cea legată de participarea sau retragerea dintr-un proces de ofertare. Decizia de a nu depune o ofertă, deși dificilă, este uneori necesară atunci când cerințele nu sunt aliniate cu profilul sau resursele companiei. O astfel de decizie protejează echipa și reduce riscurile operaționale și reputaționale asociate unei participări neadecvate. Ionela cuprinde acest aspect într-o concluzie simplă și bine punctată:
“A ști când să te oprești este la fel de important ca a ști când să mergi înainte. Asta înseamnă strategie, nu renunțare.”
Rolul unui Head of Public Bid & Presales presupune gestionarea simultană a mai multor fluxuri de activitate: coordonarea echipelor, respectarea termenelor, consolidarea documentației și asigurarea conformității finale a ofertei. Este un rol care necesită organizare, atenție la detalii și capacitate de a lucra eficient sub presiune constantă.
În timp, așa cum a învățat și Ionela din cei 20 de ani petrecuți în acest domeniu, experiența dezvoltă reziliență, disciplină și o înțelegere clară a echilibrului dintre viteză, rigoare și calitate. “Presiunea termenelor nu blochează procesul, ci îl structurează și îl definește.”, ne spune ea.
Un proiect livrat de o companie în urma unei achiziții publice își are, de fapt, originea în biroul echipei BID. Aceasta precede semnarea contractului și reprezintă fundamentul pe baza căruia proiectul devine posibil. Echipa de BID are astfel un rol esențial, deși adesea invizibil în etapele ulterioare, contribuind decisiv la câștigarea dreptului companiei de implementare a proiectului.